Otwarte biura nie przyniosły oczekiwanej poprawy komunikacji pomiędzy pracownikami. Co gorsza – ograniczyły ją. Nie trzeba jednak od razu przeprowadzać dużych zmian w przestrzeni biurowej, by w open space ludzie zechcieli znowu ze sobą rozmawiać.

Architektura i jej wpływ na relacje

Nowe badania empiryczne amerykańskich naukowców współpracujących z Uniwersytetem Harvarda przyniosły ostateczną odpowiedź odnośnie tego, jak zmienia się interakcja pracowników, gdy przebywają oni w przestrzeniach open space. Gdy usunie się wszelkie bariery architektoniczne pomiędzy nimi. Okazuje się, że ta forma pracy potrafi aż o 72% skrócić bezpośrednie relacje pomiędzy pracownikami.

Pół na pół

Nic nie wskazuje na to, by miał się zmienić trend rynkowy zmierzający do ograniczania powierzchni zajmowanych przez biura. Temu sprzyjają open space, które jednak wpływają niekorzystnie na relacje pomiędzy pracownikami. I na produktywność. Co zatem zrobić, by zjeść ciastko i mieć ciastko? Należałoby wprowadzić w obecnej przestrzeni zmiany zapewniające pracownikom optymalne warunki pracy i poczucie komfortu. Najlepszą receptą wydaje się tutaj reguła pół na pół, czyli podzielenie biura na część przeznaczoną typowo do pracy oraz na drugą, zaaranżowaną strefami do różnych aktywności: cichą do pracy solo lub w mniejszych zespołach, w klimacie domowym do komfortowych, mniej formalnych spotkań, czy na przykład półotwarte przestrzenie z mobilnymi meblami, które można dowolnie aranżować w zależności od wielkości i potrzeb danego zespołu. I zapewnić przy tym warunki umożliwiające pracownikom narażonym na nadmierną ilość bodźców odpocząć w miejscach odizolowanych od hałasu. Takie, w których możliwe jest zregenerowanie się, wyciszenie. Na przykład w boksach akustycznych, dostępnych obecnie także w ofercie polskich producentów.

A jednak nie open space

Wspomniane wyżej badania zostały przeprowadzone przez Ethana S. Bernsteina i Stephena Turbana. Zrealizowali oni empiryczny eksperyment, który miał unaocznić, jaki wpływ ma na nasze wzajemne interakcje architektura. W eksperymencie wzięła udział 52 osobowa grupa z firmy pochodzącej z listy Fortune 500. Badania przeprowadzano dwuetapowo: w biurze przed usunięciem barier architektonicznych i już po, w przestrzeni open space. Uczestnicy otrzymali czujniki socjometryczne, mające rejestrować ich komunikację twarzą w twarz, mikrofon odbierający wyłącznie czas i miejsce rozmowy, akcelerometr, rejestrujący ruchy i postawę uczestnika oraz Bluetooth do uchwycenia położenia w przestrzeni. Dodatkowo wzięto też pod uwagę ilość wysyłanych i otrzymywanych wiadomości e-mail oraz aktywność iMessage.
Wyniki badania nie pozostawiły żadnych wątpliwości. Usunięcie barier architektonicznych znacznie, bo aż o 72% skróciło czas poświęcony na rozmowy pracowników między sobą. Dla porównania: przed ich usunięciem czujniki odnotowały średnio 5,8 godzin rozmów na osobę dziennie. Natomiast po, te same osoby kontaktowały się ze sobą bezpośrednio zaledwie 1,7 godzin. Jednocześnie bardzo wzrosła interakcja pośrednia: uczestnicy badania wysłali o 56% więcej wiadomości e-mail niż w pierwszym etapie badania. Podobnie jeśli chodzi o wiadomości iMessage – aktywność wzrosła o 67%. Słowem komunikacja elektroniczna zastąpiła bezpośrednią.

Jak się okazuje otwarte biura powodują zjawisko społecznego wycofania się. Pracownicy poddawani są nadmiernej stymulacji, co zmniejsza produktywność organizacji. Duże zbiorowości to dużo informacji do przyswojenia, co dekoncentruje i męczy. Bogactwo informacji wymienianej społecznie może być więc szkodliwe, ponieważ następuje przeciążenie wynikające ze zbyt dużego materiału do przyswojenia. Te wnioski można jednak wykorzystać, by wprowadzić korekty do przestrzeni otwartych tak, by stały się przyjaźniejsze dla pracowników.